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A implementação da base de conhecimento na Teorema Sistema revolucionou sua eficiência operacional. A redução do tempo na busca por documentos e a disponibilização integral da documentação empresarial em uma plataforma digital transformaram a maneira com a empresa gerencia e utiliza suas informações de ativos digitais.

A base de conhecimento, nesse contexto empresarial, é um sistema estruturado que organiza e armazena informações cruciais para as operações da organização. Desenvolvida com o propósito de oferecer suporte contínuo, essa base tornou-se um recurso valioso para a gestão eficiente do conhecimento acumulado ao longo do tempo. Entre os elementos abrangidos pela base de conhecimento, destacam-se:

 

Documentação Interna: Manuais, contratos de fornecedores , contratos de clientes, políticas, procedimentos e RH e outros documentos essenciais para o funcionamento da empresa.

 

Experiências passadas: registros de lições aprendidas, históricos de projetos, erros e soluções provenientes de situações anteriores.

 

Conhecimento Especializado: informações técnicas, insights de especialistas e conhecimentos valiosos compartilhados por profissionais experientes.

 

Treinamentos e Manuais: Recursos que facilitam a capacitação e treinamento dos colaboradores, incluindo manuais de operação e tutoriais.

 

FAQs (Perguntas Frequentes): Respostas para perguntas comuns ou soluções para problemas recorrentes enfrentados pelos colaboradores.

 

Melhores Práticas: Diretrizes e processos recomendados para alcançar eficiência e qualidade nas operações.

 

Informações Técnicas: Detalhes técnicos sobre produtos, serviços, sistemas, etc.

 

Notícias e Atualizações: Informações recentes sobre a empresa, setor, mercado e regulamentações.

 

A base de conhecimento agrega valor ao facilitar a localização e compartilhamento de informações, e contribui para a preservação do conhecimento organizacional. Sistemas modernos de gestão do conhecimento, frequentemente apoiados por plataformas digitais, oferecem ferramentas avançadas que simplificam a busca, atualização e colaboração, promovendo um ambiente propício ao crescimento e inovação contínua da empresa.

 

A implementação de uma ferramenta de pesquisa interna representa um avanço significativo na eficiência operacional da empresa, proporcionando uma experiência semelhante à ferramenta Google para a busca por ativos digitais. Essa ferramenta desempenha um papel crucial ao facilitar a localização rápida e eficiente de diversos tipos de documentos, inclusive imagens, contribuindo para a otimização do fluxo de trabalho e o acesso ágil às informações.

 

Principais características e benefícios dessa ferramenta de pesquisa interna

 

Variedade de Documentos: A capacidade de pesquisar diversos tipos de documentos, desde textos e planilhas até imagens, amplia a versatilidade da ferramenta, atendendo às diferentes necessidades da equipe.

 

Agilidade na Busca: Ao adotar uma abordagem similar à ferramenta Google, a ferramenta de pesquisa interna permite que os usuários localizem informações de forma rápida e intuitiva, otimizando o tempo gasto na busca por ativos digitais.

 

Inclusão de Imagens: A capacidade de pesquisa abrangente, que inclui imagens, é especialmente valiosa para empresas que lidam com ativos visuais, como gráficos, diagramas e fotografias.

 

Interface Amigável: Uma interface de usuário intuitiva e amigável contribui para a adoção eficaz da ferramenta por parte dos colaboradores, independentemente do nível de habilidade técnica.

 

Relevância nas Pesquisas: Mecanismos de busca avançados e algoritmos de relevância garantem resultados precisos, tornando mais fácil para os usuários encontrar as informações desejadas.

 

Centralização de Recursos: Ao centralizar documentos e ativos digitais em uma única ferramenta de pesquisa, a empresa promove a organização e evita a dispersão de informações em diferentes plataformas.

 

Aumento da produtividade: A agilidade na busca e recuperação de informações contribui diretamente para o aumento da produtividade, pois os colaboradores podem dedicar mais tempo a tarefas críticas em vez de procurar por documentos.

 

Suporte à Tomada de Decisões: A rápida localização de informações relevantes e a inclusão de imagens podem apoiar efetivamente o processo de tomada de decisões, fornecendo uma visão abrangente dos dados disponíveis.

 

A implementação de uma base de conhecimento está alinhada com práticas e diretrizes internacionais, como as normas ISO, que buscam promover a eficiência operacional e a gestão eficaz do conhecimento. A ISO, especialmente a ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade), destaca a importância de documentação, controle de processos e melhoria contínua, elementos que são refletidos na estrutura da base de conhecimento..

 

ISO 9001 e a Base de Conhecimento

 

Documentação Estruturada: A ISO 9001 enfatiza a necessidade de documentação clara e organizada. Uma base de conhecimento segue essa diretriz, fornecendo uma estrutura que abrange manuais, políticas, procedimentos e outros documentos cruciais.

 

Melhoria Contínua: A ISO incentiva a melhoria contínua dos processos. A base de conhecimento não é apenas um repositório estático, mas uma ferramenta dinâmica que evolui com o tempo, incorporando lições aprendidas e melhores práticas.

 

Gestão Eficiente de Recursos: A base de conhecimento facilita a gestão eficiente do conhecimento, garantindo que os recursos intelectuais da empresa sejam maximizados, o que está alinhado com os princípios da ISO 9001.

 

Rastreabilidade e Controle: A capacidade de rastrear alterações, versões e acesso à informação na base de conhecimento contribui para o controle e a conformidade, aspectos importantes na abordagem da ISO.

 

Vantagens da Base de Conhecimento alinhada com a ISO

 

Conformidade: Está em conformidade com padrões globais de gestão, refletindo o compromisso com a qualidade e a eficiência.

 

Transparência: A transparência na documentação e processos, promovida pela ISO e pela base de conhecimento, contribui para uma cultura organizacional aberta.

 

Capacitação: A base de conhecimento apoia a capacitação e treinamento, fundamentais para atender aos requisitos da ISO relacionados à competência e conscientização.

 

Agilidade nas Auditorias: A estrutura organizada da base de conhecimento facilita auditorias eficazes, agilizando processos de verificação e garantindo conformidade.

 

A implementação de uma base de conhecimento não apenas atende aos padrões ISO, mas também fortalece a empresa, promovendo uma abordagem proativa para gestão de qualidade e conhecimento. A presença dessa ferramenta de pesquisa interna destaca o compromisso da empresa Teorema Sistemas em adotar tecnologias inovadoras para aprimorar a gestão do conhecimento e promover eficiência em seus processos internos.

 

 

Segundo Andreia Burko Bley, analista responsável pela manutenção da plataforma na empresa Teorema Sistemas, desde a implementação da base de conhecimento na empresa, observou-se uma melhoria importante na facilidade de buscar documentos, como manuais, contratos, imagens, apresentações entre outros documentos disponibilizados na plataforma. 

A implementação da plataforma de base de conhecimento na Teorema Sistemas transformou significativamente a maneira como a empresa tem lidado com seus ativos digitais principalmente com contratos. Anteriormente, a busca por esses documentos era um processo manual, muitas vezes envolvendo a procura em diversas máquinas. Hoje, essa tarefa está centralizada na plataforma, eliminando os problemas associados à dispersão de documentos importantes.

Um exemplo prático dessa melhoria é a gestão durante as férias de um funcionário. Agora, não há mais a necessidade de procurar manualmente nos dispositivos do colaborador ausente, pois os documentos estão todos consolidados na plataforma. Além disso, a acessibilidade via dispositivos móveis, como tablets ou celulares, torna o acesso às informações ainda mais conveniente.

Andreia: Essa mudança simplificou muito a rotina da empresa, tornando a localização de informações essenciais muito mais rápida e eficiente. Destaco positivamente a facilidade de navegação dentro da ferramenta e a forma como os documentos podem ser disponibilizados deixando um ambiente muito organizado. A interface intuitiva proporciona uma experiência do usuário agradável, permitindo uma interação fluida e rápida com os recursos disponíveis. Comentou Andreia.

 

Ao adotar essa ferramenta, você tem acesso a uma solução moderna e intuitiva, semelhante à praticidade oferecida pela ferramenta Google, mas adaptada às necessidades específicas do seu ambiente empresarial.

 

 Tiago Souza, Lider de produtos na Assetway conta que essa é uma moderna plataforma de armazenamento, gestão e distribuição de arquivos digitais, sejam eles imagens, vídeos, documentos, áudios ou qualquer outro tipo. O diferencial em relação às plataformas Cloud tradicionais de armazenamento, como o Dropbox por exemplo, é que o usuário pode estruturar uma forma de organização muito mais eficiente e personalizada, já que a empresa não usa o sistema tradicional de pastas, que é uma mecânica de certa forma já ultrapassada no ecossistema da organização moderna da informação.

A plataforma se assemelha à experiência de buscar algo no Google, onde você encontra o que precisa através de uma busca rápida e eficiente, aliada a um painel de filtros customizado para cada operação. Dessa forma, o usuário encontra o que precisa em segundos, não importando se a base tem centenas ou milhões de arquivos. Daí, colaborar e distribuir os arquivos torna-se extremamente fácil.

Por debaixo da plataforma, além da avançada categorização dos arquivos, a empresa conta com modernos sistemas de inteligência artificial que aprimoram e simplificam ainda mais o processo de organização e busca através de transcrições dos arquivos em metadados, o que ajuda a entregar sempre a melhor experiência para  os clientes.

 

Tiago Souza: Nossa parceria com a Teorema foi um sucesso desde o início, e estamos muito felizes com o fato de estarmos contribuindo ativamente para a melhora da produtividade e facilidade no acesso à informação, seja ela para fins administrativos, comerciais ou educacionais, destacou Tiago.

 

 

Estamos aqui para fornecer mais informações sobre como essa ferramenta pode transformar positivamente a maneira como sua equipe lida com documentos, imagens e outros ativos digitais.

Contate-nos para uma demonstração personalizada e descubra como essa ferramenta pode impulsionar a produtividade, simplificar a busca por informações cruciais e contribuir para o sucesso contínuo de sua empresa.  

Email: teorema@teorema.inf.br

Telefone / whatsapp: (42) 3035-4030

 

Imagens ilustrativas: Arquivo pessoal e Adobe Stock