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O monitoramento de indicadores é fundamental no contexto empresarial atual. Nesse sentido, KPI é uma sigla para Key Performance Indicator, que em português significa Chave de Indicador de Desempenho. Os KPIs consistem em métricas usadas para avaliar o desempenho de uma organização, departamento ou processo em direção a metas específicas. Assim, podem oferecer uma visão quantificável em relação aos objetivos estratégicos.

Os KPIs variam de acordo com a natureza do negócio, podendo incluir métricas financeiras, operacionais, de satisfação do cliente, entre outras. O objetivo é fornecer informações claras e acionáveis que ajudem na tomada de decisões informadas para melhorar o desempenho geral. Alguns pontos de destaque são:

1) Custo dos suprimentos

Este KPI revela a porcentagem do valor de uma venda destinada à aquisição dos insumos do produto vendido. Ele oferece uma comparação entre o volume total de vendas e o volume total de aquisições. 

2) Saving de compras

O KPI de Saving destaca o ganho financeiro que uma aquisição específica proporcionou à empresa. Sua proposta é calcular a economia realizada em uma compra, comparando o valor efetivo com um orçamento alternativo. Ao empregar esse indicador, torna-se possível analisar a eficiência do setor de compras e sua habilidade em gerar lucros significativos para a empresa.

3) Prazo médio de pagamento

O prazo médio de pagamento, fundamental para a manutenção do fluxo de caixa e do capital de giro, destaca-se como um dos principais indicadores de desempenho no departamento de compras. Seu cálculo envolve a diferença entre a data efetiva de pagamento e a data de faturamento da compra.

4) Lead time

O lead time reflete a eficiência do setor de compras, revelando a qualidade das etapas do processo de aquisição. A premissa é manter o lead time o mais baixo possível, pois um aumento significativo sinaliza a necessidade de revisão dos procedimentos internos ou, possivelmente, a consideração de troca de fornecedores. 

5)  Evolução de preço

A evolução de preço, um indicador crucial, revela a variação no valor de uma mercadoria ao longo do tempo. O propósito desse KPI é capacitar o setor de compras a economizar em suas aquisições, identificando períodos de preços mais baixos.

6)  Nível das entregas

Este indicador concentra-se na avaliação da qualidade dos fornecedores escolhidos pela empresa. O objetivo é reunir resultados abrangentes, abordando atrasos, mercadorias com defeito, taxa de devolução, entre outros aspectos.

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Painel de Cotações

Diante deste cenário, a Teorema Sistemas desenvolveu a ferramenta Painel de Cotações. Assim, o objetivo da solução relacionada a KPIs é auxiliar as empresas a melhor se posicionarem para otimizar operações e alcançar melhores níveis de eficiência. Por exemplo, o Saving é um indicador de quanto a empresa consegue economizar fazendo o processo corretamente. No Painel de Cotações, os fornecedores podem inserir seus custos e prazos. Trata-se de um link dedicado que simplifica consideravelmente este processo.

A iniciativa objetiva otimizar o tempo e reduzir possíveis falhas, proporcionando, então, a melhoria da eficiência operacional. Os ganhos no processo de cotação se associam à diminuição do tempo de realização, à minimização de equívocos, à maior clareza dos custos e a uma colaboração maior entre compradores e fornecedores.

O Painel favorece o registro das cotações, que muitas vezes é deixado de lado, principalmente por causa da falta de tempo, resultando na perda de dados importantes do histórico e na subestimação dos verdadeiros ganhos do processo. Diante de tudo isso, o Painel de Cotações oferece uma solução eficaz para superar tais obstáculos, tornando possível uma gestão mais rigorosa e bem informada.

 

Confira na figura o passo a passo da solução:

Manual do Processo disponível na Base de conhecimento da Teorema Assetway. Disponível aqui.