“Na Teorema Sistemas, entendemos que a Reforma Tributária não é apenas uma mudança fiscal, mas uma transformação que exige planejamento, estudo contínuo e responsabilidade tecnológica. Por isso, estruturamos um roadmap de evolução, com grupos de trabalho acompanhando a legislação, as Notas Técnicas e os impactos práticos nos clientes, para que nossos sistemas estejam preparados com segurança e antecedência para cada etapa dessa transição.”
Por isso, achamos importante compartilhar com nossos leitores, clientes e amigos como toda essa preparação vem acontecendo na prática.
Rui Primak
CEO da Teorema Sistemas
A Reforma Tributária brasileira avança para mais uma etapa importante.
A partir de 03 de agosto de 2026, os documentos fiscais eletrônicos passam a exigir a inclusão, em seus arquivos XML, das informações referentes ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
Embora, neste primeiro momento, esses tributos tenham caráter apenas informativo, a mudança representa um divisor de águas para empresas, escritórios de contabilidade e desenvolvedores de software. Mais do que atender uma exigência técnica, será necessário revisar processos, parametrizações, cadastros e a forma como as informações fiscais são geradas desde a origem.
A nova fase demonstra que a Reforma Tributária deixou de ser um projeto futuro e passou a fazer parte da rotina operacional das empresas.
Para compreender os impactos dessa transformação, conversamos com especialistas das áreas contábil, tecnológica, desenvolvimento e implantação de sistemas.
A mudança começa muito antes do XML
Segundo o contador e coordenador do curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário Campo Real., Professor Fábio Primak, um dos maiores equívocos é imaginar que essa etapa da Reforma Tributária representa apenas a criação de novos campos dentro da nota fiscal.
Na realidade, trata-se da incorporação de uma nova lógica tributária ao próprio documento eletrônico.
“Não estamos falando apenas da inclusão de novos campos em um arquivo XML. Falamos de uma nova lógica de tributação sendo incorporada à estrutura do documento fiscal eletrônico.”
Na prática, o XML deixa de representar somente o registro digital da operação comercial e passa também a carregar toda a estrutura de enquadramento tributário da operação dentro do novo modelo do IBS e da CBS.
Isso significa que cada documento fiscal passa a refletir, desde sua emissão, como aquela operação foi classificada, tributada e validada.
Para a Contabilidade, esse cenário exige um nível muito maior de consistência entre cadastro de produtos, classificação tributária, parametrizações e escrituração fiscal.
Segundo o professor, a principal mudança está justamente no momento em que a conformidade passa a acontecer.
“A conformidade não será mais corrigida depois, no fechamento. Ela precisará nascer certa na origem.”
Isso representa uma mudança significativa na cultura das empresas.
Até então, muitas organizações enxergavam a Reforma Tributária como um processo gradual. Agora, essa percepção precisa mudar.
Sem as informações corretamente preenchidas, a autorização dos documentos fiscais poderá ser comprometida.
Empresas precisarão revisar processos internos
Na avaliação de Fábio Primak, a adaptação vai muito além da atualização dos sistemas.
Será necessário revisar praticamente toda a jornada da informação fiscal.
Entre os principais pontos destacados estão:
- revisão completa dos cadastros de produtos e serviços;
- atualização das classificações tributárias;
- adequação das naturezas de operação;
- revisão das parametrizações fiscais;
- validação das regras utilizadas na emissão das notas;
- fortalecimento das rotinas de conferência.
Outro aspecto considerado essencial é a integração entre departamentos.
Fiscal, Contabilidade, Tecnologia da Informação, Comercial, Estoque, Faturamento e Jurídico precisarão atuar de forma muito mais integrada do que ocorre atualmente.
Segundo ele, o XML é apenas o resultado final de uma cadeia de decisões construída muito antes da emissão da nota fiscal.
O período de transição é o momento ideal para corrigir processos
Apesar de 2026 possuir caráter informativo para IBS e CBS, Fábio Primak alerta que esse período não deve ser tratado como um simples teste sem importância.
Pelo contrário.
É justamente agora que as empresas têm oportunidade de identificar inconsistências, revisar cadastros e ajustar processos antes que a obrigatoriedade financeira entre em vigor.
Outro ponto destacado pelo professor é que muitas organizações ainda reduzem toda a Reforma Tributária a uma simples alteração de layout.
Segundo ele, esse é um dos maiores riscos da transição.
A verdadeira mudança envolve classificação tributária, regras de negócio, parametrização dos sistemas e governança das informações fiscais.
Por isso, sua recomendação é clara:
- revisar cadastros preventivamente;
- criar processos permanentes de atualização técnica;
- acompanhar continuamente as Notas Técnicas da Receita e da SEFAZ;
- mapear operações de maior risco tributário;
- investir no treinamento das equipes.
Como resume o professor:
“A transição já está em curso, e a adaptação deixou de ser opcional.”
Tecnologia preparada para acompanhar a evolução da legislação
Enquanto empresas e contadores revisam seus processos, os sistemas de gestão também precisam acompanhar cada nova exigência da legislação.
Na Teorema Sistemas, esse trabalho começou muito antes da obrigatoriedade.
Segundo Marcelo Barby, Diretor de Desenvolvimento da empresa, a estratégia foi antecipar todas as adaptações necessárias para que a mudança aconteça de forma transparente para os clientes.
“Nossa prioridade sempre foi a proatividade e a segurança operacional dos clientes.”
Os layouts dos XMLs já foram atualizados, os novos campos referentes ao IBS e à CBS encontram-se implementados e homologados, e a equipe acompanha continuamente as Notas Técnicas publicadas pelos órgãos responsáveis.
O objetivo é garantir que a entrada em vigor das novas exigências aconteça sem impacto operacional para as empresas.
Muito além da atualização do XML
Marcelo explica que adaptar um ERP à Reforma Tributária envolve muito mais do que inserir novos campos em uma nota fiscal.
Foi necessário preparar toda a estrutura responsável pelos cálculos tributários, pelas validações fiscais e pelas regras de negócio utilizadas durante a emissão dos documentos.
Ao mesmo tempo, ele reforça que nenhuma tecnologia substitui o conhecimento tributário.
“A tecnologia é o motor, mas o combustível continua sendo a regra de negócio.”
Cada empresa possui características próprias, benefícios fiscais específicos, segmentos distintos e diferentes formas de tributação.
Por isso, a parametrização correta depende diretamente da atuação dos profissionais da área fiscal e contábil.
Nesse contexto, o ERP oferece toda a flexibilidade necessária para suportar essas particularidades, permitindo que as regras definidas pelos contadores sejam corretamente aplicadas pelo sistema.
Uma construção conjunta entre tecnologia e contabilidade
Outro diferencial destacado por Marcelo Barby é o trabalho realizado em conjunto com os escritórios de contabilidade.
Para a Teorema, o sucesso da implantação da Reforma Tributária depende da atuação integrada entre três pilares:
- empresa;
- contador;
- fornecedor de tecnologia.
Após a definição das regras tributárias pelo escritório contábil, a equipe técnica atua configurando o ERP, validando cenários e garantindo que cada parametrização seja corretamente refletida nos documentos fiscais.
Essa integração reduz riscos e permite que a adaptação ocorra de forma muito mais segura.
Antecipação evita paralisação das operações
Na avaliação do diretor, o maior risco para quem deixar a adaptação para a última hora será operacional.
A partir da obrigatoriedade, documentos emitidos sem as informações corretas poderão ser rejeitados pela SEFAZ, comprometendo faturamento, entregas e fluxo financeiro das empresas.
Por isso, a recomendação é iniciar imediatamente os testes, revisar parametrizações e capacitar as equipes responsáveis pela emissão de documentos fiscais.
Antecipar-se significa transformar um momento de grande mudança em uma transição planejada.
Implantação e suporte aproximam a tecnologia da realidade das empresas
Depois que o sistema está preparado, começa outra etapa igualmente importante: garantir que cada cliente consiga utilizar corretamente todas as novas funcionalidades.
Segundo Eduardo Pedroso, consultor de Suporte e Implantação da DataLogos, a empresa vem atuando de forma preventiva, orientando clientes sobre as novas exigências da Reforma Tributária, revisando parametrizações e auxiliando na configuração correta dos sistemas.
Cada implantação é conduzida de acordo com a realidade de cada empresa, considerando segmento de atuação, benefícios fiscais e particularidades tributárias.
Além da atualização tecnológica, a equipe trabalha em conjunto com o departamento fiscal dos clientes e seus contadores para revisar grades tributárias, ajustar cadastros e esclarecer dúvidas sobre o novo modelo de tributação.
A recomendação é iniciar esse processo o quanto antes, permitindo que todas as parametrizações sejam validadas antes da obrigatoriedade.
O trabalho realizado pela equipe de desenvolvimento
Grande parte desse processo acontece nos bastidores.
Segundo o desenvolvedor Samuel Alles Remlinger, a Reforma Tributária exigiu dezenas de novas regras de validação e mais de uma centena de novas tags nos documentos fiscais eletrônicos.
As mudanças envolvem não apenas IBS e CBS, mas também informações relacionadas ao Imposto Seletivo, créditos tributários, tributação monofásica, estornos, transferências de crédito e diversos outros cenários previstos na nova legislação.
A equipe acompanha continuamente cada Nota Técnica publicada pela SEFAZ para manter os sistemas preparados antes mesmo da entrada oficial das mudanças.
Também integrante da equipe de desenvolvimento, André Baran explica que a maior dificuldade não foi apenas técnica.
Segundo ele, foi necessário compreender uma nova lógica de tributação para adaptar corretamente os processos internos do ERP.
Novos campos, classificações tributárias, regras de cálculo e parametrizações foram incorporados ao sistema mantendo a experiência do usuário praticamente inalterada.
O desenvolvimento também foi planejado pensando nas próximas fases da Reforma Tributária, permitindo que os clientes realizassem testes antecipadamente e chegassem à obrigatoriedade com muito mais segurança.
Preparação, conhecimento e parceria serão fundamentais
A Reforma Tributária representa uma das maiores transformações do sistema fiscal brasileiro nas últimas décadas.
Sua implementação exige uma atuação conjunta entre empresas, contadores, desenvolvedores de software e equipes de implantação.
Mais do que atualizar sistemas, será necessário revisar processos, fortalecer cadastros, investir em treinamento e acompanhar continuamente a evolução da legislação.
Quando tecnologia, contabilidade e gestão trabalham de forma integrada, a adaptação deixa de ser um problema e passa a representar uma oportunidade para construir processos mais seguros, consistentes e preparados para o futuro.
