Service 4: a Ordem de Serviço acompanhando sua equipe onde ela estiver
Para muitas empresas, o atendimento não acontece atrás de uma mesa. Acontece na oficina, ao lado de uma máquina, em uma propriedade rural, dentro de uma indústria ou diretamente na empresa do cliente.
Foi pensando nessa rotina que a Teorema Sistemas desenvolveu o Service 4, aplicativo de Ordens de Serviço integrado ao ERP e criado para levar as informações até quem está executando o atendimento.
Pelo dispositivo móvel, a equipe pode consultar clientes e equipamentos, incluir serviços e itens, utilizar checklist, registrar fotos e vídeos e coletar a assinatura do cliente.
O sistema vai até onde o serviço acontece
Para Fabiano Luiz Massola, desenvolvedor e analista da Teorema Sistemas e um dos responsáveis pelo Service 4, a proposta é simples:
“O Service 4 é o nosso aplicativo de Ordem de Serviço, e a ideia é bem simples: a equipe técnica não trabalha atrás de uma mesa, então o sistema também não deveria ficar lá.”
No aplicativo, o usuário pode consultar clientes, definir operador e situação da OS, selecionar ou cadastrar equipamentos e lançar os serviços e itens utilizados.
Em oficinas e auto centers, conforme a configuração disponível, também é possível realizar a consulta de placa, utilizando os dados retornados para auxiliar no cadastro do veículo.
Registre o atendimento enquanto ele acontece
Nem sempre uma descrição é suficiente para demonstrar o que foi encontrado ou realizado. Por isso, o Service 4 permite incluir imagens, fotografias e vídeos na própria Ordem de Serviço.
“Como texto nem sempre explica um serviço, dá para anexar imagem da galeria, fotografar ou gravar vídeo — e nas fotos tiradas pelo app ficam registrados data, hora e localização”, explica Fabiano.
O aplicativo também conta com checklist e assinatura do cliente. Se ele não estiver presente, é possível gerar um link para assinatura remota e compartilhá-lo pelo WhatsApp. O cliente acessa pelo navegador, confere as informações e assina. Após a confirmação, a assinatura é atualizada na OS, com possibilidade de geração do documento em PDF.
E quando não há internet?
Propriedades rurais, galpões, subsolos e instalações industriais são alguns exemplos de locais onde a conexão pode ser limitada. Para essas situações, o Service 4 conta com Modo Offline.
“O ponto que eu mais gosto de mostrar é o modo offline, porque resolve um problema real de quem atende fora. Propriedade rural, subsolo, galpão, sinal ruim — o trabalho não pode parar por isso”, destaca Fabiano.
A equipe pode sincronizar previamente os dados necessários e continuar trabalhando mesmo sem conexão, realizando posteriormente a sincronização das informações.
Tecnologia é importante. Quem utiliza também.
Uma solução não termina quando o aplicativo é instalado. É preciso entender o processo da empresa, configurar o ambiente e acompanhar quem irá utilizá-lo.
Para Márcio Bertelli, representante da Datalogos, parceira da Teorema Sistemas, esse acompanhamento faz parte do trabalho com o cliente:
“Quando implantamos uma solução como o Service 4, nosso trabalho não é simplesmente instalar e entregar. Existe todo um fluxo de configuração, orientação e acompanhamento para que o cliente consiga incorporar a ferramenta à sua rotina. E esse suporte não acontece somente no início. Estamos presentes nas diferentes fases da utilização.”
Márcio também chama atenção para algo essencial em qualquer processo de tecnologia:
“Nós valorizamos muito a tecnologia porque ela precisa trazer agilidade, organização e segurança. Mas não podemos esquecer que quem opera o sistema são pessoas como nós. Por isso, buscamos um atendimento próximo e humanizado, entendendo a realidade de cada cliente.”
É essa combinação entre tecnologia, orientação e proximidade que ajuda a fazer da solução parte da rotina da empresa.
Menos distância entre fazer e registrar
Esse é um dos conceitos que melhor resume o Service 4: diminuir a distância entre executar um serviço e registrar o que foi feito.
“No fim, o ganho é aproximar a informação do serviço. Antes o técnico executava num lugar e registrava em outro, horas depois e nesse intervalo se perde peça que ninguém lançou, foto que ficou no celular de quem atendeu”, explica Fabiano.
“Com o Service 4 a ordem é preenchida durante o atendimento, com o equipamento à vista e o cliente ali para assinar. Quando o técnico sai, o registro já está pronto.”
Para quem é o Service 4?
O Service 4 é indicado especialmente para empresas que trabalham com máquinas, veículos, implementos, equipamentos e instalações, como oficinas mecânicas e agrícolas, auto centers, prestadores de serviço em geral, revendas e assistências técnicas, empresas de manutenção industrial e residencial, e muitas outras áreas… qualquer empresa que utilize ordem de serviço e acompanhamentos internos / externos.
O técnico registra o atendimento, a equipe interna trabalha com as Ordens de Serviço e o gestor acompanha a operação.
Service 4: tecnologia próxima da operação e das pessoas
O Service 4 funciona integrado ao ERP, utilizando informações como clientes, itens, serviços e equipamentos. Para utilização móvel, é necessário celular ou tablet.
Porque um bom sistema precisa ser eficiente. E um bom atendimento precisa continuar sendo humano.Quer conhecer o Service 4? Entre em contato com a Teorema Sistemas e solicite uma demonstração.
